Kanske tror du att ni redan har bra kunskapsdelning internt i er organisation? Men hur ligger det till med all information som rapporter, produktkunskap, regler, dokument och procedurer som ni har i företaget?
Faktum är att den tillgängliga information ofta bara innehåller 10 % av de den kunskap som hade kunnats delas så att alla som behövt hade kunnat dra nytta av den.
80-90 % av kunskapsdelningen är den mer omedvetna "tysta" kunskapen. Den omfattar den enskilda personens erfarenheter, de misstag vi tidigare har gjort tillsammans med kompetenser, professionella metoder, kunskaper och inlärning.
En stödjande miljö för lärande & utveckling
Säger du rakt ut vad du tycker till en kollega? Eller är du tveksam till att dela med dig av dina tankar och ideér? Utgångspunkten för att skapa en stödjande miljö är att alla ska känna sig trygga med att uttrycka sina tankar och åsikter (Peakon, 2018).
En stödjande lärmiljö har utrymme för misstag och låter dig dela med dig av dina tankar. Inklusive av dina misstag. Att dela med sig av misstag och lärdomar stödjer hela organisationen - utan elaka ryggdunkningar och blickar. Att tillåta misstag öppnar istället upp för innovation.
Kom också ihåg att utvärdera de enskilda projekten: Vad gick bra och vad gick mindre bra? Och ur ett ledar-perspektiv måste du också engagera dig själv genom att föregå med gott exempel.
Som ledare bör du försöka vara öppen i debatter, be om nya perspektiv och bjuda in människor att ge kritik och feedback.
Hur sprider ni kunskapen?
Det stärker verksamheten när ni delar med er av den kunskap och de erfarenheter som redan finns bland medarbetarna. Kunskapsdelning är dock komplext och kräver god ledning.
Mentorsprogram
Till att börja med i knowledge management-processen är det en bra idé att utveckla mentorprogram internt i organisationen. Att ha väletablerade mentorprogram och processer kommer att ge era mindre erfarna medarbetare bättre möjligheter att utvecklas snabbare.
Att få råd och vägledning från erfarna kollegor är inte bara bra för de mindre erfarna medarbetarna. Det är ett bra sätt att uppmuntra medarbetarna i deras utveckling och arbete.
Mentorerna får ofta också ut mycket av mentorprogrammen. De blir bättre på att uttrycka i ord den kunskap de redan har och kommer också att förstå sitt arbete bättre. Många tycker också att det är inspirerande och givande att delta i en kollegas tillväxt och utveckling.
Interna experter på sakfrågor
Genom att uppmuntra era anställda att dela med sig av sina kunskaper främjar ni kunskapsdelningskulturen i ert företag. Använd era interna ämnesexperter (Subject Matter Experts) (SME)! De är utmärkta för att underlätta kunskapsdelning.
Att låta era SME:er dela med sig av sin know-how, expertis och kunskap till resten av era anställda som det kan vara relevant för, är en kunskapsguldgruva. Låt dem vara med och skapa innehållet, oavsett vilket format det har.
Även om de kanske har stor kunskap är de inte alltid experter på att omvandla den till pedagogiskt innehåll. Rekommendationen är att ha någon från ert Learning & Development-team som arbetar nära dem.
Det innehåll som skapas i samarbete med era SME kan sedan presenteras antingen som en fysisk workshop eller, som vi rekommenderar, i digitalt format. Exempel på digitala sätt att göra kunskapen tillgänglig i din organisation kommer att diskuteras här nedan.
Vill du veta mer om hur du skapar utbildningsinnehåll för små och medelstora företag? Kolla in den här artikeln.👈
Digital kunskapsdelning
För att underlätta kunskapsdelning kan ett Learning Management System (LMS) vara användbart. I LMS:et kan ni skapa små utbildningsmoduler baserade på era kunskaper. På så sätt kan ni få det att fungera som ett kunskapshanteringssystem som hjälper era anställda att utbyta information.
Det är ett bra sätt att omvandla den kunskap ni har till lättillgängligt utbildningsinnehåll. Ni kan använda ert LMS som en intern wiki för både nuvarande och framtida anställda.
Dela med er av er kunskap
Alternativt kan ni annonsera om kunskapsdelning via era kommunikationskanaler. Till exempel när en muntlig presentation kommer att hållas för en specifik medarbetargrupp.
Vem vet - med en öppen inbjudan kanske andra avdelningar kan se fördelarna med den delade kunskapen.
Social Learning Wall
Om ni använder ett bra LMS finns det vanligtvis en funktion som heter Social Learning. Denna kan användas för att engagera och låta era medarbetare enkelt utbyta information med varandra.
Det fungerar på samma sätt som många av våra sociala medieväggar på plattformar som LinkedIn och Facebook.
Det viktiga är att kunskapsöverföring sker! Syftet med kunskapsdelning är att behålla så mycket information i organisationen som möjligt. Genom att göra detta kommer du att stödja utveckling och innovation av både företaget och teammedlemmarna.
Några sammanfattande punkter:
- Starta ett mentorssystem
- Skapa en säker lärmiljö
- Dela med er av misstagen så att andra inte gör samma misstag
- Utvärdera projekten
- Var öppen för kritik och feedback som ledare
- Använd era SME för att skapa utbildningsinnehåll
- Dela med er av er kunskap digitalt i ett LMS
- Sammarbeta och dela med er av era kompetenser mellan olika avdelningar