onboarding distans

Första dagen på nya jobbet. Förväntan, nervositet, spänning. En känsla av skräckblandad förtjusning. Klockan är 08.59. Du klickar på ”anslut” och håller tummarna att grannen inte plötsligt utan förvarning börja borra. Först ser du bara dig själv på skärmen, men ett par långa sekunder senare dyker dina nya kollegors leende ansikten upp och du känner hur nervositeten släpper i takt med att de presenterar sig själva.

Att börja ett nytt jobb är alltid en förändring och kan vara ett orosmoment för många.
Det är här ni som företag måste se till att ge ett bra intryck redan från dag ett. Första dagen och de första månaderna på ett nytt jobb har stor betydelse för hur väl en ny medarbetare känner sig välkomnad, hur lång tid det tar att komma in i kulturen, arbetsuppgifterna och hur länge din nyanställda faktiskt stannar kvar hos er. Onboardingen har för många blivit en större utmaning sedan pandemin bröt ut då många av oss plötsligt tvingades ställa om helt till distansarbete. 

Hemarbete inget tillfälligt 

Enligt svenska HR-föreningen är hemarbete, eller distansarbete här för att stanna, även efter att vi alla blivit vaccinerade. Tjänstepersoner ställer nu högre krav på flexibelt arbete och många vill inte återgå till kontoren på fulltid. 

Omställningen till arbete på distans skedde snabbt. En digitalisering som normalt sett skulle tagit 5-10 år. Nu gick det på ett par veckor. För vissa var utmaningen större än för andra. Men många av oss har i över ett och ett halvt års tid sakta vant oss vid att arbeta hemifrån och fler och fler företag börjar nu också anställa på distans. Vad innebär då distansarbete för själva onboardingprocessen?

Blog_LMS_mand

Vikten av en lyckad onboarding 

Onboarding är en avgörande tid för den nyanställdas integration i företagskulturen och påverkar även hur snabbt hen kommer in i sina arbetsuppgifter och kan prestera fullt ut.

En misslyckad onboarding kan bli dyrt i längden. Det kostar i genomsnitt ett företag mer än 680.000kr om en nyanställd tjänsteperson lämnar sin anställning inom de första sex månaderna. Med bra onboarding kan detta förhindras.

Optimera den digitala onboardingen för distansarbete

Att komma in i företagskulturen och lära känna sina nya kollegor kom mer naturligt när alla var samlade under ett tak. På distans kräver det mer aktiv planering för att underlätta integrationen på en ny arbetsplats. 

Tydlig kommunikation och struktur är än viktigare än tidigare. Din nyanställda sitter kanske hemma, ensam framför sin dator, ni kanske inte ens har träffats utanför den digitala världen. Nervositeten och frågorna är dock desamma om inte fler. 

En lyckad onboarding på distans är organiserad, personlig, engagerande och välkomnande. För detta krävs god kommunikation. Inte bara mot den nyanställda, det krävs även god kommunikation mellan de olika delarna av företaget, så att alla medarbetare och chefer är medvetna om sin roll av introduktionen.
New call-to-action

6 tips för lyckad distans-onboarding

1. Fixa det praktiska

Se till att sätta upp digitala rutiner som underlättar det administrativa. Det finns till exempel flera olika digitala signeringsverktyg som gör det smidigt att få alla dokument påskrivna även på distans. När den administrativa biten är klar, se till att din nyanställda har rätt förutsättningar där hen jobbar ifrån. Från god internetuppkoppling till bra hörlurar och stol för ergonomiskt arbete etc. Det kan vara en bra idé att skicka ut ett välkomstpaket redan innan onboardingen börjar. Läs fler tips för pre-onboardings-tiden här.

2. Planera

Låt onboardingen ta tid. Från 3 veckor till 3 eller fler månader är att rekommendera, beroende på roll och uppdrag.  Under de första veckorna är det bra att planera in både sociala och roll-relaterade uppgifter, varvat med praktisk och generell information om företaget. Använd er gärna av microinlärning så att ni inte överöser den nyanställda med för mycket information i ett svep. Lämna luckor i planeringen för bearbetning och tid att smälta all ny information.

Vilka saker fungerade bra i er tidigare onboarding? Fundera på hur ni kan ta med er dessa delar och lägga om dem till en digital version. Genom att använda er av ett Learning Management System (LMS) kan ni smidigt effektivisera och digitalisera onboardingen, era lärprocesser och lärmaterial. Det hjälper er även att få överblick och hålla koll på era nyanställdas (och övriga medarbetares) lärprogressioner. Detta kan vara allt från korta videos där VD:n välkomnar de nyanställda och introduktion av företagets historia och vision till arbetssätt och strategier.  

3. Förväntningar och mål

Var noga med att kommunicera kring förväntningar tidigt. Både kring rollbeskrivning, arbetstider, förväntningar på kommunikation och uppgifter. Både från den nyanställdas och företagets sida. 

Ge den nyanställda mål. För att uppnå kortsiktiga och långsiktiga mål, väva in relevanta mindre arbetsuppgifter och projekt. Gärna där den nyanställda även behöver kommunicera med andra avdelningar och bli introducerad till medarbetare som hen kommer jobba med framöver och företaget i stort. 

4. Företagskulturen

Denna del kan vara bland det mer utmanande vid hemarbete. Be den nyanställdas team att sätta upp videomöten där de presenterar sig. Boka även in sociala möten. Nu för tiden finns det flera digitala aktiviteter att göra online i grupp. Från att spela klassiska brädspel tillsammans till lite mer avancerade saker som minigolf i VR. Välj något som teamet tycker om och bjud in ert nya tillskott till ett ”lära-känna-häng”.

Se också till att utse en medarbetare till socialkontaktperson för er nyanställda. Gärna från ett annat team så att hen blir en del av företaget inte bara sin avdelning. Boka in möten ett par gånger i veckan för digitalfika eller varför inte ta ett telefonsamtal under en promenad?

onboarding på distans

5. Kommunicera ofta

Se till att den nyanställda vet till vem och i vilka kanaler hen bästa kan ställa frågor. Utöver en socialkontaktperson är det att rekommendera att utse en mentor som din nyanställda kan vända sig till angående specifika frågor rörande arbetsuppgifter och arbetssätt. 

Om ni inte redan har det, kan det vara bra att överväga dagliga ”check-ins”. Korta videosamtal, gärna i små team, där ni stämmer av hur alla mår, om alla har vad de behöver för klara av dagens eller veckans uppgifter. 

6. Var ärlig

Om ni är nya med att göra onboarding på distans, var inte rädda att berätta detta för den nyanställde. Och våga be om feedback!