Det finns arbetsplatser och så finns det riktigt bra arbetsplatser. Jag jobbar just nu på en riktigt bra arbetsplats. Tack vare min välstrukturerade introduktion kunde jag redan inann min första arbetsdag ana att jag skulle komma att trivas bra hos Learningbank.
Hur kunde jag ana det? Jo, redan innan min första arbetsdag hade jag fått tillgång till både mail och teamschatt, fått frågan vad jag vill ha för dator och fått introduktion till företaget och företagskulturen via vår egna lärplattform, mitt team hade skickat en video till mig där de alla presenterat sig, blivande kollegor hade skickat kontaktförfrågningar och fina välkomstmeddelanden till mig på LinkedIn.
Dessutom hade jag fått inbjudan till möten och kunde redan innan min första dag se att det fanns en plan för mina första tre veckor.
(BTW, vill du hoppa direkt till checklistan för nyanställd personal och slippa läsa den här trevliga texten som bygger upp stämmningen så klicka här.)
Att de delade information och höll kontakten med mig från det att kontraktet var på skrivit gjorde att jag kännde mig trygg inför min första dag. Jag kännde mig redan som om jag var en del av företaget.
Över ett år har passerat sedan jag fick min introduktion som nyanställd, men när jag tänker tillbaka och reflekterar över vad det var som gjorde att jag kännde mig så säker redan inann jag började så är det ganska tydligt vad det berode på. De hade planerat min introduktion väl.
Fördelar med en ordentlig preboarding
En bra introduktion för nyanställda har stor betydelse för den som är ny. Men det är även viktigt för er som företag då ni redan här kan påverka hur era nya medarbetare kommer att trivas, hur snabbt de kommer prestera och hur länge de faktiskt kommer stanna hos er.
Organisationer med tydliga introduktionsprocesser kan öka bibehållandet av nyanställda med 82 % samtidigt som de blir 70% mer produktiva enligt en studie från Brandon Hall Group.
Som du säkert redan vet, bör introduktionen starta redan när er kandidat tackat ja till tjänsten (även kallat preboarding, tiden mellan accepterandet och första arbetsdagen). Om ni inte redan har det, se till att sätta upp rutiner för introduktion av nyanställda och ja, det kräver en del planering.
På Learningbank har vi skapat checklistor för allt som behövs göras INNAN den nyanställdas första dag hos oss. Läs vidare för att se vilka punkter vi ser till att förbereda för att skapa en så bra introduktion och preboarding som möjligt. (Du kan också ladda ner vår preboaring-checklista här.)
Checklista för introduktion av nyanställda: Innan första dagen
Ja, för det är ju redan innan första arbetsdagen som mycket behöver hända. Vi har delat upp det i 5 steg.
Steg 1. Dokument
o Skicka och få påskrivet kontrakt & NDA:s
o Lägg till den nyanställda i lönesystemet
o Skicka personalhandbok till den nyanställda
Steg 2. Kommunicera internt
o Informera ledningen om den nyanställda
o Skicka välkomstmail (fråga om kort text/foto för att introducera till resten av företaget)
o Dela den glada nyheten med alla
o Lägg in den nyas första arbetsdag i teamets och alla inblandades kalendrar
Steg 3. Program & utrustning
o Se till att rätt utrustning finns och är förberett (dator, hörlurar, skärm, (telefon+simkort)
o Skapa konton i alla program den nyanställda kommer behöva
o Skapa licenser om så behövs
o Lägg till i lärplattformen (om det inte sker automatiskt via er HR-system)
o Beställ nyckel/tagg till kontor
Steg 4. Preboarding
o Kontakta den nyanställda och ge hen tillgång till mail och ge introduktion till introduktionen/pre-boardingen i lärplattformen. (Behövs oftasts inte mycket mer än att berätta att hen kommer få tillgång till den. Resten är väldigt inuativt)
o Tilldela professionell mentor
o Tilldela social mentor
o Gör en liten videohälsning från teamet och skicka till den nyanställda
Steg 5. Planera första tiden
o Skapa individuell introduktionsplan för de första tre veckorna för en bra introduktion och onbaording
o Planera välkommstfrukost med teamet
o Bjud in till sociala aktivitets-kalendern
o Se till att skrivbord, stol, skärm, välkommst-skylt, anteckningsblock, pennor etc finns på plats
Vikten av en bra introduktionsplan
När vi känner oss trygga presterar vi bättre. På Learningbank skapar vi därför alltid en individuell plan för den nyanställdas introduktion. De första tre veckorna är alltid bokade ganska detaljerat och de första tre månaderna har övergripande mål och uppgifter.
Ja, det är viktigt att skapa en plan för den första tiden. Men se till att inte packa in förmycket de första veckorna. Du vill inte att din nyanställda ska känna sig stressad redan under introduktionen de första månaderna. Ge hen tid att lära känna och utforska sitt nya territorium och planera lite extra tid för var uppgift.
Kom även ihåg pauser och raster! Som ny på jobbet kan det alltid kännas lite obekvämt att fråga när det kan vara okej att ta rast. Skriv in det i introduktionsplanen!
Arbetar ni på distans? Se då våra tips för att lyckas med introduktionen för distansarbetare.
Här är exempel på vad vi bland annat har med i våra introduktionsplaner:
Första dagen
o Frukost med teamet
o Rundtur av lokal och byggnad
o Introduktion till arbetskulturen och kollegor
o Introduktion av er produkt/service
Första 3 veckorna
o Introduktion/möte med olika avdelningars ansvariga för att ge överblick över företaget
o Introduktion av kunder/marknad
o Introducera introduktionsuppgiften/projektet
Här kan du ladda ner vår gratis mall för de första tre veckorna och fylla i den själva så den passar er.
Första 3 månaderna
Introduktionsuppgift. Ge er nyanställda en individuell uppgift för att komma in i arbetet och lära känna både företaget och kollegor. Självklart ska det vara en meningsfull uppgift eller projekt och inte bara en uppgift för att ha en uppgift.
Vill du ha fler tips på hur du kan skapa en bra introduktion och onboarding? Läs mer här.