Wave

Onboarding: Allt du behöver veta

Onboarding är processen du ger dina nyanställda för att välkomna dem, få dem att känna sig hemma i din organisation, ge dem den kunskap de behöver för att komma in i ditt företag och sin nya roll.

På denna sida hittar du beprövade tips och idéer som du kan applicera i ditt företag för bättre onboarding och introduktion till dina nyanställda. Här hittar du även gratis material och guider som du kan ladda ner för inspiration.

fosteracultureoflearning
Introduktion

Ge dina medarbetare den bästa möjliga starten med strukturerad onboarding

Onboarding, själva introduktionen och välkomnandet för dina nyanställda, har stor betydelse för hur ni som företag attraherar nya talanger, behåller de ni har och hur snabbt dina nya tillskott faktiskt blir effektiva och presterar fullt ut.

Om onboardingen inte är bra, tar det längre tid för dina medarbetare att komma till rätta och trivas, om de ens stannar en längre tid. Detta gäller speciellt de mer ambitiösa och talangfulla medarbetarna som kanske ofta har fler jobberbjudande som väntar, där ert företag bara var ett i mängden.

En strukturerad onboarding ger snabbt dina nyanställda en känsla av tillhörighet på arbetsplatsen vilket i sin tur ger större åtagande. Onboardingen ska också ge dina nya talanger tid att mogna in i sin roll för att låta dem prestera sitt bästa.

På denna sida får du mer kunskap om hur du kan skapa, förbättra och uppgradera din onboarding i din organisation.

en_employee-journey_intro
Fördelarna med onboarding

Varför bör ditt företag lägga tid på onboarding?

Fler och fler företag prioriterar onboarding för sina anställda. Och med all rätt! Låt oss gå igenom några av de främsta anledningarna till varför det är viktigt.

en_employee-journey_future_of_work

Fördelarna med en bra start och onboarding av nyanställda medarbetare

  • Ett bra välkomnande i samband med ett strukturerat onboardingprogram ökar bibehållandet av dina anställda
  • Det minskar även tiden det tar för nyanställda att prestera fullt ut (time-to-performance) i mer än 60% av fallen
  • Spara pengar! Medarbetare är en stor omkostnad i företag, speciellt ifall de inte stannar särskilt länge. 25% av alla anställda säger upp sig inom det första året på en ny arbetsplats och det kostar ett företag runt 75.000 USD om en anställd slutar inom de första 4-6 månaderna
  • Engagerade medarbetare ger bättre resultat. Och en effektiv onboarding ökar medarbetares engagemang med mer än 20%

Få mer fakta och statistik kring onboarding och vilka fördelar det kan ha för ditt företag i denna guiden.

Free e-book

Den stora onboarding-guiden

Tipps för ett fantastiskt välkommnande och onboarding av nyanställda för bibehållande av dina talanger.

Onboardingprocessen

Det tekniska, digitala och praktiska med onboarding

Se till att du har allt på plats för att få både nyanställda och alla i organisationen med på onboardingprocessen från början. Även tekniken!

en_employee-journey_preboarding

Den bästa onboardingen sker de första 90 dagarna från det att en nyanställd börjar på ditt företag. Men hur går du egentligen tillväga? Läs vidare och få konkreta tips för att skapa en strukturerad och engagerande onboarding.

4 Viktiga punkter: Hur får du en framgångsrik onboarding?

  1. Onboardingen börjar så snart din nya medarbetare börjar sin första dag (preboarding bör redan ha skett!) och fortsätter bortom de första veckorna tills veckorna över går till månader.
  2. Kom ihåg att även om onboardingen tar tid så skapar det engagemang och en stadig grund.
  3. Alla bör ta del i välkomnandet av de nyanställda.
  4. Se till att effektivisera med hjälp av digitala verktyg.

Vem är ansvarig för onboardingen?

Om ni inte har en HR-avdelning där du jobbar se då till att onboardingen sköts av en person van vid att utbilda och ha hand om nya medarbetare. Alternativt någon som har god insikt i företagets processer och jobbat med anställda från olika delar av företaget.

Så nej, det bör inte bara vara en chef eller manager som är ansvarig för onboardingprocessen. Anledningen till detta är att om denne inte har HR-mindset eller inte har förståelse för de svårigheter en nyanställd kan finna sig i, då blir det lätt att det kommer att handla om snabba resultat och att den nyanställdas prestation stressas fram. Detta kan påverka de långsiktiga resultaten negativt.

För en del anställda kan det vara lättare att prata om saker med någon man inte jobbar direkt med.

Det är därför en bra idé att låta en HR-ansvarig, eller den utsedde personen, ha en kort avstämning med de nyanställda de första veckorna. Det behöver inte vara något långvarigt, men en 15 min räcker för att skapa en viss trygghet.

Detta gör det också enklare att avgöra ifall anställningen var en bra match eller inte. Även om vi hoppas på att alla vi anställer ska stanna åtminstone 3 år med oss, händer det ibland att det är en dålig match.

Om HR att göra vecko-check-ins i början blir signalerna lättare att snappa upp. Kanske är det något som kan åtgärdas och missförstånd rättas till.

I andra fall kanske något upptäcks som visar på att ett långvarigt samarbete inte kommer fungera men att båda parter kan gå vidare på varsitt håll i rätt tid innan prövotiden är över.

Måsten för en lyckad onboarding: Onboarding pyramiden

Du kan använda vår onboardingguide för att hjälpa dig att skapa den strukturerade onboardingen dina anställda behöver. Den består av tre steg: Administration → Inskolning → Acceleration (Lever, 2019). Alla tre stegen är viktiga om du vill ha en lyckad onboarding.

En del av processen är som nämnt tidigare i texten den så kallade preboardingen. Preboardingen börjar redan när den anställda skrivit på kontraktet. Du kan läsa mer om hur du preboardar nyanställda i denna guiden.

onboarding pyramid1. Administrering

I onboaringspyramiden är administrationen det mest grundläggande steget. Här skapas ordning på alla formella saker som ger en bra utgångspunkt för den fortsatta onboardingen. Allt som måste undertecknas finns i administrationssteget.

Det innebär anställningsavtal, NDA:er osv. Dessutom måste du se till att allt är klart för den nyanställde i praktiken. Är skrivbordet och datorn redo att användas, är SWAG-paketet utskickat eller uniformen beställd i rätt storlek? Har den nyanställda tillgång till din lärplattform?

2. Assimilering

I assimilationssteget måste de nyanställda inkluderas i det sociala livet på arbetsplatsen och lära sig mer om företagskulturen. Dessutom är det viktigt att de nyanställda utbildas i era interna riktlinjer (compliance), att de kommer in i arbetsuppgifterna och sist men inte minst att de är medvetna om vilka förväntningar som finns på dem och deras arbetsinsatser.

En studie från Gallup (2015) visar att endast 15 % av alla anställda instämmer helt i att de vet vad som förväntas av dem på jobbet. Om de inte är medvetna om vad som förväntas av dem, hur kan de då leva upp till målen och skapa resultat i ditt företag?

3. Accelerering

Accelerering handlar om att få de anställda att accelerera i sina roller så att de kan skapa framgång och resultat för ditt företag. De måste kunna uttrycka sitt autentiska jag utan oro och få möjlighet att utvecklas på arbetsplatsen.

När medarbetarna är trygga och kan uttrycka sitt personliga, autentiska jag kan de accelerera i sina roller och skapa resultat för ditt företag. När de är trygga och kan vara den bästa versionen av sig själva på jobbet kommer de automatiskt att kunna lägga fullt fokus på arbetsuppgifterna utan att behöva oroa sig för om de passar in.

I det här steget förstår de också vad som förväntas av dem och vad som krävs för att de ska nå målen. Därför är det bra att vara öppen och ge dem utbildning, så att de kan utveckla och hantera arbetsuppgifterna bättre och skapa ännu bättre resultat för ditt företag

Learn more

E-bok: Guide till en bra preboarding

Allt om preboarding i din onboardingprocess.

Remote onboarding för distansarbetare

Skapa bra onboarding för distansarbetare

en_employee-journey_onboarding

Onboarding av remote-personal

Det blir allt vanligare att anställa distansarbetare, och det finns faktiskt en hel del fördelar med att låta anställda arbeta på distans. Men hur skapar du en bra onboarding för dina remote-anställda?

Lösningen ligger förstås i digital onboarding, som vi skriver mer om i nästa del på den här sidan. Återigen måste du komma ihåg onboardingpyramiden: administration, assimilering och acceleration.

Om vi först tittar på administrationen, på vilket sätt ska du uppfylla viktiga dokumentunderteckningar av NDA:er och kontrakt osv. Det finns verktyg som kan hjälpa dig med digitala signaturer för att underlätta processen. (Nej, du behöver inte använda fax.)

Nästa steg är att se till att den anställde har rätt förutsättningar att arbeta hemma eller eventuellt på ett co-workingställe. Har de rätt stol? Bra wifi-uppkoppling? Är skärmen i rätt höjd? Listan kan göras lång. Det viktiga är att se till att dina anställda har rätt förutsättningar och håller sig friska.

Tredje steg är assimileringsfasen; hur ser du till att de deltar i det sociala livet på arbetsplatsen och lär sig om din företagskultur?

Det här är lurigt. Människor behöver vara fysiskt sociala. Men du kan ändå göra en hel del. Se till att boka in lunchmöten online, ordna ett digitalt socialt kompisprogram, till exempel en promenad och ett samtal över telefon (frisk luft är också viktigt).

Det här handlar om att skapa en känsla av social tillhörighet, och ju mer engagerade alla är i den digitala introduktionen desto bättre.

Därefter handlar det här skedet naturligtvis också om att få förväntningarna harmoniserade, se till att målen är tydliga och vad din nya distansanställda kan göra för att nå resultat.

Dina nya distansanställda måste komma väl in i sina arbetsuppgifter. Visste du att onboarding kan bidra till att minska time-to-performance i mer än 60 % av fallen?

Du behöver en plattform där dina medarbetare enkelt kan få tillgång till material för deras arbete, företagsinformation med mera. Det är viktigt att alltid kunna titta tillbaka när det behövs. Här kan en digital lärplattform stötta mycket. Vilket leder oss till remote onboarding i accelerationsfasen.

I det sista steget i onboardingpyramiden vill du att dina anställda ska accelerera i sina roller. Du villa få dem mer engagerade så att de har möjlighet att utvecklas och växa då det ökar deras välbefinannde och produktivitet.

Med hjälp av digitala utbildningsverktyg kan du hjälpa distansarbetarna att utvecklas i den riktning som passar dem och som förhoppningsvis också matchar ditt företags behov.

Du vill göra det tillgängligt, underhållande och relevant för dina anställda, och därför rekommenderar vi en användarvänlig lärplattform för utbildning som stödjer interaktivitet och gamifierat innehåll.

För praktiska tips för en lyckad distans-onboarding klicka här.

On-demand Webinar

Medarbetar-upplevelse på golvet

Digital onboarding

Vikten av digital onboarding

Vid digital onboarding drar du nytta av tillgången till digitala verktyg och teknik för att göra onboardingprocessen så kostnadseffektiv och effektiv som möjligt.

en_employee-journey_reboarding

Onboarding är en viktig del av en anställning och en möjlighet att omedelbart och effektivt introducera den anställda till organisationens kultur och förbereda hen för framtida framgång.

Vi har redan täckt många bra perspektiv på hur digital onboarding för distansarbetare kan genomföras, men nedan kan du läsa lite mer om varför det är viktigt och vilka verktyg du kan använda.

Genom digital onboarding kan du öka effektiviteten i din onboarding, minska tid som du lägger ner på att administrera onboardingen och göra dina talanger mer benägna att stanna hos dig under lång tid framöver.

Digital onboarding ger skalbarhet

Genom att digitalisera er onboarding får ni flera fördelar. Bland annat när det gäller skalbarhet. Ni kan med ett fåtal klick nå tusentals medarbetare världen över.

Skicka ut och säkerhetsställ enhetlig information till alla och spara tid för genomförandet av er onboarding. Du har också möjlighet att använda dig av allt från video och gamification för att välkomna dina nya tillskott världen över.

Vilka andra verktyg kan du använda dig av för att optimera er digitala onboarding?

Många hävdar att den bästa kombinationen är en blandning av fysik närvarande och digital onboarding. Idag jobbar många helt på distans, där en blandning inte är ett alternativ medan somliga jobbar i någon form av hybrid och andra yrken kräver full fysisk närvaro.

Även i de branscher där man behöver vara fysiskt på plats för att utföra sitt arbete är digital onboarding ett välkomnat element som kan ge de anställda en mer givande onboarding.

I dag har vi en uppsjö av verktyg som dessutom stöttar den digitala onboardingen i många lägen:

  • Den första punkten är ganska självklar: E-post. Detta är ett vanligt förekommande digitalt medel för att komma i kontakt med och engagera anställda under hela anställnings- och introduktionsprocessen
  • Digitala signaturer och elektronisk dokumenthantering för att minimera pappersarbete, tillhandahålla ett elektroniskt arkiv för viktiga dokument och effektivisera godkännandeprocesser
  • Chatbots kan användas som ett verktyg för att besvara vanliga frågor och önskemål från anställda
  • Videokonferenser & webinars gör det möjligt att förlänga den användbara tiden för ett utbildningstillfälle och garantera enhetlighet
  • Podcasts, webbsändningar och videor som kan erbjudas på begäran
  • Interaktiva webbplatser där anställda kan registrera sig för förmåner, delta i utbildning och fortbildning och kommunicera med andra anställda
  • Medarbetarportaler som kan anpassas efter de anställdas behov och som ger tillgång till personlig information
  • Interna kommunikationskanaler så som Slack eller Teams kan bidra till att skapa online Communitys och grupper för både upprätthålla företagskultur men även underlätta daglig kommunikation kring arbetsuppgifter
  • Automatiserade omröstningar som används för att samla in information och åsikter från de anställda under de första dagarna, veckorna och månaderna på företaget - och därefter

Få fler tips och läs vidare om trender kring digital onboarding i denna bloggartikeln.

Wave
E-bok (Engelska)

Ladda ner E-boken för onboarding och lär dig mer