Wave

Hvad er onboarding? Her er alt du skal vide

Onboarding er processen og aktiviteterne du giver nye medarbejdere for at skabe bedre tilhørsforhold, viden om virksomheden, og hjælpe dem med at komme godt igang i deres nye rolle. 

På denne side kan du lære mere om emnet, og du kan lære, hvordan du kan bruge det i din virksomhed. Du får materialer og indsigter til inspiration. 

hvad er onboarding
Introduktion

Hvad er onboarding?

Kort sagt, så spiller struktureret og engagerende onboarding af nye medarbejdere en stor rolle for at tiltrække go fastholde medarbejdere samt gøre dem mere effektive hurtigere. Og huske dette: Den bedste onboarding har komplet fokus på medarbejderen.

Hvis processen ikke er god nok, bliver folk sjældent i din virksomhed længe. Det gælder især talentfulde ansatte, måske fordi de er blevet tilbudt flere nye stillinger før de sagde ja til dig. 

Struktureret onboarding giver også nye medarbejdere tilhørsforhold til arbejdspladsen hurtigere, lige såvel som større fornemmelse af forpligtelse til virksomheden. 

Det handler også om at modne de nye talentfulde medarbejdere for at gøre dem i stand til at gøre deres allerbedste for din virksomhed.

Her får du praktiske tips og viden, du kan bruge til inspiration. 

hvad er onboarding
Fordelene for virksomheden

Hvorfor bør din virksomhed fokusere på onboarding?

Området bliver mere og mere vigtigt for virksomheden af gode grunde. Her viser vi dig nogle store fordele ved at få medarbejdere bedre om bord.

en_employee-journey_future_of_work

Fordelene

  • En god velkomst med et godt planlagt onboarding program øger fastholdelsen af medarbejdere.

  • Du får hurtigt medarbejderen trygt igang med preboarding.

  • Du minimerer time-to-performance hos mere end 60%.

  • Du sikrer bedre vidensdeling blandt medarbejdere

  • Du sparer penge. Medarbejdere er en stor del af omkostningerne - især hvis du mister dem hurtigt. 25% af alle ansatte siger op inden for det første år , og det koster i snit 500.000 kroner per ansat, hvis de forlader dig inden for det første halve år.

  • Engagerede medarbejdere driver bedre resultater og effektiv onboarding øger medarbejdernes engagement med mere end 20%. 
  • Værdien af onboarding kan også beregnes direkte til hårde tal: Sådan beregner du værdien.
Free e-book

Den store onboarding guide

Tips til fantastisk onboarding, der fastholder og skaber resultater.

Onboarding-processen

Det tekniske, digitale og praktiske

Sørg for at have alle de simple ting i orden og få både den nye medarbejder og resten af virksomheden ombord fra begyndelsen - med den rette teknologi.

en_employee-journey_preboarding

Den bedste proces er gennemført i de første 90 dage af den nyansattes tid i virksomheden. Men hvordan gør du?

Her finder du indsigter og tips til at skabe en struktureret og engagerende onboarding-proces.

4 vigtige tips til onboarding

  1. Processen begynder det øjeblik din medarbejder tager det første skridt ind i din virksomheden og fortsætter i flere måneder efter. 
  2. Husk, at selvom det tager tid, skaber det værdifuld engagement.
  3. Alle skal være en del af at byde en nyansat velkommen.
  4. Husk, få effektive digitale værktøjer tilføjet din proces - det sparer dig meget mere tid og gør din proces meget mere struktureret. 

Her viser vi dig, hvad onboarding IKKE er.

Læs mere om værdien af en bedre velkomst her..

Hvem har ansvaret?

Hvis du ikke har en HR afdeling skal du sørge for, at det er administreret af en person, der er vant til at træne personer.

Alternativt kan det være en person, som har arbejdet tæt med flere typer af ansatte og som har god indsigt i arbejdsprocesserne i din virksomhed. 

Så, det skal ikke bare være en leder, der er ansvarlig. Hvis lederen ikke har et HR mindset og ikke har forstået, hvor svært det kan være for en ny medarbejder, kan det meget let komme til at handle om hurtige resultater og at medarbejderen skal hurtigst muligt igang med at levere.

Det er en god ide at lade HR spørge medarbejderen, hvordan det går. Blot 15 minutter om ugen i begyndelsen er rigeligt. 

Nogle ansatte føler at hvis de ikke møder deres mål, er de ikke gode nok. 

I stedet, kan det føles mere trygt at dele sine indtryk anonymt med HR, og på samme tid er det lettere at opfange faresignaler, hvis medarbejderen er spurgt ind til hans/hendes forståelse af rollen og opgaverne. 

Selvom vi oftest gerne vil holde på mennesker i mere end 3 år , er det muligt, at rekrutteringen var en fejl. For eksempel hvis den ansatte har svært ved at kommunikere og ofte bliver misforstået.

Her skal den ansatte have den feedback fra start, og bliver det bedre efter det, kan du klappe dig selvom på skulderen over, at du fik gjort noget i tide.

Bliver tingene dog ikke bedre, står du bedre i din virksomhed, hvis jeres veje skilles under prøveperioden. 

Det her skal du inkludere: Onboarding Pyramiden

Du kan bruge vores onboarding guide til at hjælpe dig med at lave den strukturerede onboarding du skal bruge.

Du gør det i tre skridt: Administration → Assimilation → Acceleration (Lever, 2019). Alle tre skridt er vigtige for succesfuld onboarding.

En del af processen er også preboarding. Preboarding begynder når din ansatte skriver under på kontrakten indtil den dag, personen træder ind ad døren på sin første dag.Part of the process is also preboarding. Læs mere om preboarding til medarbejdere her

onboarding pyramid1. Administration

I pyramiden er administrationen det mest basale skridt du kan tage. Det får nemlig styr på alt det formelle og skaber en grobund for din resten af din onboarding.

Alt der skal underskrives er i dette skridt. Det handler om kontrakter, NDA'er mm. Og så skal du sikre dig, at alt er klar til din nye medarbejder. Er skrivebordet klart? Har han/hun adgang til jeres Sharepoint? Har han/hun fået uniform i den rigtige størrelse fx.? Har den ansatte adgang til læringsplatform?

2. Assimilation

I dette skridt skal den nye medarbejder inkluderes i det sociale miljø og lære om din virksomhed og jeres værdier og kultur. 

Det er også vigtigt at medarbejderen er trænet i jeres interne regler (compliance fx.), og de skal godt i deres nye opgaver samt hvilke forventninger der er til deres arbejdsindsats.

Et studie fra Gallup (2015) viser, at kun 15 % af alle medarbejdere er stærkt enige i at de ved, hvad der er forventet af dem. Og hvis de ikke er klar over, hvad der forventes af dem, hvordan kan de så leve op til målene og skabe resultater i din virksomhed?

3. Acceleration

Dette skridt handler om at få acceleret medarbejderen i deres nye rolle så de kan skabe success og resultater. De skal have mulighed for at være sit autentiske selv uden problemer eller bekymringer , og de skal have muligheden for at udvikle sig i din virksomhed. 

Når medarbejdere er trygge og kan udtrykke sig personligt, kan de skabe bedre resultater. Når de er trygge og kan være den bedste version af sig selv vil de automatisk være i stand til at placere et komplet fokus på deres opgaver uden at bekymre sig om, hvorvidt de hører til. 

I det her skridt vil de også forstå, hvad der er forventet af dem for at de skal nå deres mål. Derfor er det en god ide at være åben for at give dem træning, så de kan udvikle sig og skabe endnu bedre resultater.

Lær mere

Guide: Sådan laver du god Preboarding

Lær mere om preboarding i din onboarding proces.

Onboarding af freelancers og remote workers

Sådan laver du onboarding af freelancere og 'remote workers'

Nu hvor "Gig economy" bliver mere populær, skal virksomheden også se på, hvordan de byder freelancere velkommen. Sørg for at midlertidigt ansatte også forstår mission, vision og værdier. Forbind freelancere til din kultur så de også føler sig tilknyttet betaler sig.

Onboarding af freelancere

 

Remote onboarding

Remote workers er den engelske term for medarbejdere, der arbejder hjemmefra eller måske et helt andet land. Det er blevet mere populært, fordi der faktisk er flere fordele ved remote workers.

Løsningen findes naturligvis i digitalt som vi skriver mere om længere nede på siden her. 

Igen så skal du huske pyramiden: 
administration, assimilation og acceleration.

Ser vi først på administration, hvordan sikrer du så at alle dokumenter bliver underskrevet? Der er værktøjer der kan hjælpe dig med digital signatur - ingen grund til at bruge fax. 

Så skal du sørge for de har de rigtige forhold at arbejde under hjemmefra. Har de den korrekte stol? God wi-fi? En skærm i den rigtige højde? Listen fortsætter. Det vigtige bunder i, at sørge for at medarbejderen passer på sig selv. 

Dernæst kommer assimilation; hvordan sikrer du at de ansatte er inkluderet i det sociale liv i din virksomhed og lærer om din kultur?

Den er svær - vi har jo behov for at fysisk sociale. Men du kan stadigvæk gøre noget. Sørg for at booke online frokost møder, arrangere et digitalt  social buddy program.  For eksempel, en walk and talk over telefon (frisk luft er ligeså vigtigt). Det handler om at skabe et socialt tilhørsforhold, og jo mere folk er engageret i digital onboarding jo bedre.

Til slut handler det om at forventningsafstemme, sørge for at målene er klare samt hvad den ansatte kan gøre for at nå dem - hjemmefra.
Vidste du, at onboarding øger jeres time-to-performance?

Du skal bruge en platform hvor folk kan få let adgang til materiale i deres arbejde, vigtig information mm.

De skal altid have mulighed for at genbesøge materiale - det er ekstremt vigtigt for at de kan huske det bedre. Her kommer en læringsplatform på sin plads. 

Nu skal du tage hånd at accelererer dem i deres roller. Til at blive mere engageret og styrke dem til at udvikle sig og vokse i deres rolle. Ja, du gør dem faktisk gladere ved at gøre dem bedre.

Med digitale træningsværktøjer kan du hjælpe Remote Workers udvikle sig i den retning de ønsker at gå og forhåbenligt også, hvor det passer din virksomhed. 

Det er vigtigt du gør det tilgængeligt, underholdende og relevant for dine medarbejdere - derfor anbefaler vi en brugervenlig platform.

Hvad så med dem, der arbejder hjemme pga. Covid-19?

Især efter Covid-19 kom til blev mange tvunget til at arbejde hjemme. I learningbank er vi heldige at have eksperter med speciale i psykologi , og her deler vi tips om fjern-arbejde: 

 

Den her video bruger vi også internt^.

Freelancers

Freelancers kan i højere grad få behov for onboarding end fuldtidsansatte. De har nemlig ikke samme mulighed for at komme ligeså godt ind i virksomheden, projekterne og produkterne over tid, og derfor vil der være større risiko for fejl. 

Hvis du har freelancers, der arbejder for dig i perioder, skal de også være inkluderet i dit læringsprogram på samme vilkår som andre. 

På den måde vil de også være i stand til at håndtere opgaver for dig på den bedste mulige måde. Det handler også om kultur, compliance go datasikkerhed fx. 

3 specifikke tips til freelancer-delen

  1. Intro: skab en visuel forbindelse til teamet

    I stedet for telefonopkald og emails, skaber det en bedre forbindelse, hvis freelanceren kan se folk, som han eller hun skal arbejde sammen med. 

  2. Giv adgang til digitale forløb

    Freelancers kan tage digital onboarding når det passer dem, og de kan tilmed let gentage det undervejs. 

  3. Sørg for teknologien er på plads

    Alt det tekniske skal være fuldstændig på plads  før en freelancer kan begynde at arbejde for dig. Det er frustrerende for dig og medarbejderen, hvis projektet er startet, og det hele drukner i administrative forsinkelser. Sørg for at give dem adgang til alle kommunikationskanaler, programmer og fildelingssystemer, før I starter.  
Du kan læse meget mere om  at få freelancers godt igang her
On-demand Webinar

Sådan skaber du god pre- og onboarding

Medarbejderresjen og onboarding

Tænk på hele medarbejderrejsen

employee-journey_wheel

Medarbejderrejsen, eller "employee lifecycle", er stadierne din medarbejder går igennem i din virksomhed fra underskriften på kontrakten indtil han/hun forlader din virksomhed.

Vi har skrevet en hel guide til dig om medarbejderrejsen som tager dig igennem ethvert stadie.

Pointen er, at du skal forberede din medarbejder på resten af medarbejderrejsen. Hvad skal du og han/hun gøre, hvis personen skifter job internt?  Her skal personen onboardes igen - hvilket også kaldes "reboarding".

Et godt eksempel er McDonald's. Med Learningbank har McDonald's lavet et helt nyt læringsunivers, som begynder den dag en medarbejder er ansat. 

Du kan lære meget mere om, hvad McDonald's gjorde for at skabe deres prisvindende employee experience her.

Digital onboarding

Derfor er digital onboarding vigtigt

Du kan løfte tilgængeligheden med digital værktøjer og teknologi til at lave en velkomst og forløb som er så billig og effektiv som muligt.

en_employee-journey_reboarding

Vi har allerede delt en masse god viden om den digitale velkomst til medarbejdere og ansatte, der arbejder hjemmefra, på denne side, men her kan du læse mere om hvorfor det er vigtigt og hvilke værktøjer du kan bruge.

Med digital onboarding kan du mere effektivt øge din effektivitet, reducere tiden du bruger det, og dine talenter bliver med al sandsynlighed længere hos dig. 

Med de mange værktøjer, der eksisterer, er der en kæmpe fordel. Du kan nå langt flere medarbejdere på én gang - globalt. For eksempel kan du hurtigt træne medarbejdere i compliance,  som fx. GDPR eller IT sikkerhed.

Det betyder, at den vigtig og præcis information når ud til flere på en bedre måde og du sparer tid på administrationen af det hele. Du kan også bruge Videoer så du kan give en bedre medarbejderoplevelse til nye ansatte. 

Hvad kan du ellers bruge til at forbedre forløbet digitalt? 

En kombination af både ansigt-til-ansigt og digitale aktiviteter vil give den bedste oplevelse. I dag har medarbejdere en stor palette af muligheder for en bedre proces: 

  • Email er selvfølgelig flittigt brugt til at forbinde og engagere gennem processen. 
  • Digital signatur og elektronisk dokument-håndtering minimerer papirarbejde, og giver en mere sikker måde at håndtere dokumenter på, hvilket også strømliner godkendelses-processen.
  • Chatbots kan også blive brugt som et værktøj til at besvare ofte stillede  spørgsmål fra medarbejdere.
  • Live video gør det muligt at bruge tiden på træning bedre - med mere konsistens.
  • Podcasts, webcasts og videoer som kan gives on-demand - dvs. optaget i forvejen og altid tilgængeligt. 
  • Interaktive hjemmesider for medarbejdere som kan tilmelde sig for fordele, yderligere træning og kommunikere med andre.  
  • Medarbejder portaler som kan rettes til baseret på medarbejderes behov og give adgang til personlig information. 
  • Automatiserede afstemninger kan bruges som en måde at indsamle information  og meninger fra medarbejdere gennem deres første arbejdsdage i virksomheden - og efter. 

Læs mere om digitale trends her

Wave
E-bog

Download vores onboarding-guide og lær mere