Den 29 september 2021, tog Sverige bort rekommendationer om att de som kan bör jobba hemmifrån. Men vill vi tillbaka till kontoren? Nu när vi kan se ljuset i tunneln, att pandemin förhoppningsvis får ett slut, är det kanske dags att hitta nya vanor, levnads- och arbetssätt,  en blandning av hur vi levde innan covid-19 och hur vi levt under tiden med flest restriktioner. Och varför inte? När vi har möjligheten ska vi väl omfamna den och ta vara på det bästa av två världar och göra om det till något ännu bättre.

Undersökningar visar att de flesta vill fortsätta jobba hemifrån. Till viss del. Robert Half’s studie visar att 49% faktiskt vill jobba efter någon hybridmodell. Detta kommer ge arbetsgivare som erbjuder flexibelt arbete stor konkurrensfördel.

Så hur får ni det att fungera på bästa sätt när vissa anställda är på kontoret ibland, några alltid på distans, somliga alltid på kontoret? 

Learningbank är vi flera som jobbar delar av veckan remote och delar av veckan på kontoret. Vi har även några som jobbar helt på distans och andra som alltid är på kontoret. Läs vidare och ta inspiration från hur vi löser den hybrida arbetsplatsen.

Hur kan ni bäst genomföra möten där vissa sitter hemma och andra på kontoret? När är det lämpligast att jobba hemifrån vs. på kontoret? Vad bör ni tänka på för att skapa en så bra hybrid arbetsplats som möjligt? Här får några konkreta tips. 

future worklife guide

Vad menas med hybrid arbetsplats?

De flesta känner nog redan till begreppet men så att vi är överens om vad vi pratar om. Med hybrid arbetsplats menas att de anställda jobbar till viss del gemensamt från samma fysiska kontor och till viss del från annan plats, så som tex. hemmakontoret.

En hybrid arbetsplats kan dock se väldigt olika ut. Vissa har scheman för när man får befinna sig på kontoret, på somliga ställen turas de olika teamen om att vara på plats, hos vissa kan man själv boka in när man vill vara på kontoret.

Som sagt - det finns många olika modeller och sätt att göra det på. Men alla kräver en del eftertanke, organisation, praktiska och tekniska lösningar. 

Vad finns det för utmaningar?

Vi kanske har vant oss vid att jobba helt på distans men när vi ska tillbaka till kontoret till viss del kan det dyka upp nya utmaningar.

Planering av vem som kommer att vara var och när, hur vi hanterar lokalerna på bästa sätt, kommunikation, ostabila internetuppkopplingar och företagskulturen är några saker vi kan behöva jobba lite extra på för att få det att fungera smidigt.

Dessutom krävs mer självständighet för de anställda, mer tillit från ledning och managers. De kan också vara större utmaning för chefer att hålla koll på sina medarbetares välmående och välbefinnande. Här kan det krävas fler frekventa check-ins än om man alltid vore fysiskt på samma plats.

Fördelar med den hybrida arbetsmodellen

Här blir listan lång. För det första, en hybrid arbetsplats visar verkligen att företaget lyssnar på sina anställda och sätter dem i centrum.

Era anställda kommer bli nöjda  när de får vara med att påverkar var de ska jobba, vilket i sin tur ofta leder till högre produktivitet. Dina anställda slipper pendling vilket många uppger vara en rädsla för att bli smittade, det ger dem också mer tid över och work-life balance blir bättre.

Som företag kommer ni även ha större kandidatpol att välja bland. Ni blir inte längre begränsade av att era talanger behöver befinna sig inom pendlaravstånd.

Ska vi tänka beredskap och framtida pandemier, så är den hybrida arbetsplatsen ett bra sätt att hålla nere smittspridning. Dessutom kommer er arbetsstyrka vara väl anpassade för att klara fullt distansarbete i fall det skulle behövas.

Inte att förglömma är att nästan 50% som fortfarande jobbar remote eller hybrit anger att de skulle se sig om efter nytt jobb ifall deras arbetsgivare skulle tvinga dem tillbaka till kontoret på heltid. Bara det i sig bör vara en anledning att få den hybrida arbetsplatsen att fungera på ett bra sätt. 

Hybrid arbetsplats

6 tips att få hybridkontoret att fungera 

Lika möjlighet till att delta. Detta är grunden för ett välfungerande hybridkontor.
Genom att planera som att alla vore remote ser ni till att ingen missar information eller känner sig utanför när de inte befinner sig på kontoret. Detta inkluderar flera olika delar:

  1. Digitala kommunikationskanaler. Varje team på Learningbank har vars ett digitalt kommunikations rum där vi dagligen kommunicerar. Vi har även digitala rum för alla medarbetare med fokus på olika områden. Här kommuniceras all viktig information rörande det mesta; från när någon bjuder på tårta på kontoret eller interna festligheter till produktlanseringar och viktiga meddelanden så som hälsoriktlinjer och påminnelse om onsdagarnas meditaionspaus.

  2. Digital onboarding. Learningbank har på senare tiden expanderat mycket. Detta innebär att vi har fått flera nya kollegor. För att underlätta själva onboarding processen använder vi oss självklart av vår egen Learning Lifecycle Platform och redan innan du som nyanställd har din första dag så får du tillgång till en digital inlärningsresa som ger dig all nödvändig information om allt från företagskulturen till företagets historia.

    Genom bra digital onbording kommer vi snabbt in i våra arbetsuppgifter och känner oss som en del av företaget även om vi inte alltid befinner oss på det fysiska kontoret. Fördelen med digital ombording är ockås att den är enkel att få enhetlig och vi vet att alla våra medarbetare får samma varma välkomnande.
  1. Planera för remote i alla lägen. När vi på Learningbank bokar och bjuder in till möten skickar vi alltid med en videolänk så att det kan genomföras oavsett var någon befinner sig. Dessutom är alla stora mötesrum hos Learningbank utrustade med konferensmikrofon, webbkamera (som vi kan kopplar till videomötet så att de som befinner sig i rummet blir synliga för de som sitter remote) samt stor skärm där de som befinner sig remote syns.

    Det ska fungera både i stora och små grupper. En gång i veckan har alla anställda tillsammans ett stand-up möte där vi firar våra framgångar och delar med oss av roliga och viktiga saker. Även detta möte utförs a-la-hybrid med webkamera och konferensmikrofon trots att detta sker i vår öppna ”Town-hall” och inte i ett mötesrum.remote work

  2. Planera vad som görs var. Kreativa brainstormningar eller svara på mail? Vissa arbetsuppgifter passar bäst att göras gemensamt på plats medan andra kräver ostört arbete som kan göras var som helst. Denna del kräver bra veckoplanering och flexibilitet men är en viktig del av en hybrid arbetsplats.

    Låt dina medarbetare jobba där de är som mest effektiva för de uppgifter de utför. Ibland kan de vara i samband med kollegor ibland inom ramarna av ens eget hem. Själv föredrar jag att sitta och skriva bloggartiklar likt denna hemma men spinna på kreativa annonsidéer på kontoret tillsammans med mina kollegor.

  3. Det fysiska kontoret. Öppna kontorslandskap har varit populärt ett bra tag men kanske är det dags att tänka om. Dels på grund av smittspridning, men till stor del på grund av att många av oss kommer ha fortsatt många online-möten.

    För att inte störa våra skrivbordsgrannar kan det vara värt att överväga flyttbara väggar och avskärmare för de enskilda arbetsytorna och ha mötesrummen i mer öppna delar där vi har mer plats och inte behöver sitta samlade för många personer allt för tätt.

  4. Fasta tider för möten. Sätt fasta tider när man ska var tillgänglig för möten, låt övrig tid vara flexibel. Det är inte längre var och när arbetet utförs som är det viktiga utan bara att det görs.

Tekniken - en essentiell faktor

Några måsten för det hybrida kontoret: 
  • Webkameror
  • Mikrofoner
  • Digitala planeringsverktyg (tex. Monday, Asana)
  • Digitala kommunikationsverktyg (tex. Slack, Microsoft Teams)
  • Integrera teknik i fysiska lokaler - tänk: engagemang, rättvisa och smidighet
  • Istället för en kamera i ena änden av ett långt bord, låt var och en ansluta med varsin kamera. Så att alla ser varandra på samma villkor.
  • Om whitebords tenderar att användas, se till att de också har bra belysning och syns bra för de som är på distans med. Alternativt använd online whitebord-verktyg så som tex. Miro.
  • Ljud, investera i mikrofon och högtalare som är menat för konferensmöten på distans, alla ska kunna höra alla. Ett bra tips är också att se till att använda digitala verktyg som tar bort störande bakgrundsljud, tex. Krisp 
  • Justerbara bord
  • Justerbara och flyttbara displayer

Vill du ha mer tips på hur du kan få den framtida arbetsplatsen att fungera som bäst?  Ladda ner vår guide här och kolla in denna korta video nedan med ytterligare några tips.