Wave

HR Manager’s Guide – Anställningsresan

Ta hand om anställningsresan från onboarding till offboarding.

alt-teksten bliver synlig her - bug i pillar page hero
Införandet

Ta hand om anställningsresan från onboarding till offboarding.

Idag handlar mycket om teknik. Alla överallt pratar om det – på private företag, på offentliga institutioner, på skolor och i våra hem. Det kan vara svårt att tänka sig ett problem där lösningen inte hittas på datorn, på telefonen eller på smartklockan. Teknik verkar både stå för frågorna och svaren. 

Men vad bör vara drivkraften bakom innovation och se till att tekniken uppnår sin fulla potential? Eller snarare – vem? 

Enligt undersökningen PwC’s “21st CEO Survey”, som är baserad på 1 293 intervjuer med verkställande direktörer i 85 länder, är talang ett precis lika viktigt koncept att förhålla sig till som teknik. Det är människor som använder teknik som verktyg, och det är människor som skapar värde. 

Därför är det avgörande att företag och organisationer inte bara identifierar och anställer rätt talanger, men även att de när de anställts tas emot, utvecklas, och eventuellt slutar, på bästa sätt för alla parter. Denna process kallas för anställningsresan, och det är den vi ska fokusera på in den här e-boken. 

Vi önskar dig trevlig läsning och lycklig resa! 

en_employee-journey_intro
01 Future of work

Människor måste leva upp till den teknologiska potentialen

På ett sätt är det meningslöst att tala om arbetsmarknaden som något som överallt är av samma storlek, vare sig det gäller Sverige, USA, Senegal eller Vietnam. Men med det förbehållet finns det ändå makrotendenser som chefer och HR-ansvariga världen över måste förhålla sig till.

en_employee-journey_future_of_work

Det är ett faktum att det är svårt att behålla den mest kompetenta personalen. Det talas om War for talent och fastän krigsmetaforen verkar lite extrem stämmer den i viss mån. När allt kommer omkring handlar det om att säkra de rätta resurserna, i form av personal, som kan hålla igång och utveckla företaget. Alternativet är stagnation och slutligen likvidering – eller med andra ord: det är på liv och död. 

Och ordet ”säkra” måste förstås i vid bemärkelse. Det gäller mer än bara identifiera, attrahera och få ombord de bästa talangerna. När de väl är inne på företaget, det är då arbetet med att utbilda och utveckla medarbetarna börjar. 

En sak som särskilt utmärker millenniegenerationen är att dessa individer förväntar sig motivation från sina arbetsgivare. Det ställer enorma kvar på organisationer, som måste hantera att de anställda har en inställning till sitt arbete som gör att båda parter ansvarar för att känslan av motivation ska finnas. Om arbetsgivaren inte vill hjälpa individen att utvecklas professionellt och som person, är det sannolikt att han eller hon söker sig någon annanstans för att förverkliga sig själv. Företag och organisationer måste därför acceptera att uppgiften med att anställa och utveckla medarbetare är en process – en resa – som handlar om personalen; deras förväntningar, önskningar och drömmar. 

Yngre medarbetare, som tillhör generationerna Y och Z, alltså födda mellan 1978 och 2001, dominerar arbetsmarknaden i allt högre grad. Generation Z, födda mellan 1990 och 2001, kommer att utgöra 25 procent av den danska arbetsmarknaden 2022.

Det är en rejäl andel och deras förväntningar och krav kommer att avgöra hur vi organiserar våra arbetsplatser. De ställer andra (och större) krav än tidigare generationer gällande erkännande och förväntningen att ”bli sedda”. Och för dem har det digitala livet alltid funnits.

Dessa villkor måste anammas i utgångsläget, och i relation till anställningsresan kommer det konkret att innebära större fokus på användning av spelifiering, mobil utbildning och mikroutbildning. Tekniker och inlärningsmetoder baseras på mottagaren i mycket större utsträckning än på avsändaren. Den som misslyckas med den utmaningen förlorar kampen om talangerna. 

Konceptet anställningslivscykel används också, och den cykliska aspekten – att saker behöver avslutas på ett lämpligt sätt för att lägga den bästa grunden för att komma ut starkare från processen – är något vi tittar närmare på i kapitlet som handlar om offboarding. 

Webinar

Digital Trends: The Power of Gamification

The war of talent is a reality in the market today.

Hård teknik och mjuka färdigheter

Den exponentiella tekniska utveckling som ibland kallas den fjärde industriella revolutionen, har fått domedagspredikanter att tala om en arbetsmarknad där robotar tar över. Men PwC:s vd-undersökning visar att hela 54 procent förväntar sig att anställa fler människor. 

Organisationer måste stärka sina kompetenser inom innovation, digitalisering och teknologi för att utnyttja nya möjligheter optimalt, och de behöver ha förmåga att stödja dessa investeringar 

Källa: “21stCEO Survey”, PwC

Samma undersökning visar att 80 procent av ledarna i toppskiktet är oroliga för om de kan hitta rätt personal för avgörande funktioner, medan 91 procent uppger ha behov att utveckla så kallade mjuka färdigheter. 

Särskilt mjuka färdigheter är värt att uppehålla sig extra kring. Konceptet är inte lätt att definiera exakt, men det omfattar kompetenser som kan vara svåra (eller omöjliga) att ersätta med artificiell intelligens (AI), algoritmer och serverhallar. Med andra ord finns det behov av människor som bidrar med kreativitet, social kompetens och förmågan att gå utanför ramarna om något oväntat händer. 

Det är för tidigt att avfärda HR-avdelningen och hoppas på att datorerna tar hand om resten. I stället behöver vi ta anställningsresan på allvar och se till att företaget bemästrar hela vägen från A till Ö. 

02 Preboarding

Preboarding - lägg en stabil grund

Allt är nytt när en medarbetare kliver innanför dörren första gången. Det kan vara svårt nog att förhålla sig till nya kollegor, ny miljö, nya uppgifter och allt annat som är nytt. Men faktum är att fjärilarna i magen ofta börjar fladdra ännu tidigare, nämligen från stunden då anställningskontraktet skrivs på. 

en_employee-journey_preboarding

Alla som har bytt jobb eller försökt komma in på arbetsmarknaden har suttit framför datorn och försökt ta reda på så mycket som möjligt om presumtiva arbetsgivare. Vilken typ av arbetsplats är det? Vilka skulle kollegorna bli och hur är de? Hur ser företagets historia ut? Vilka kunder och partners finns det? Och vilka andra oräkneliga saker skulle vara bra att känna till innan man står där i dörren som nyanställd? 

Misslyckade rekryteringar kan bli dyra 

Till syvende och sist handlar det om trygghet. Trygghet för den nyanställde men även för företaget. Det är centralt att företag lyckas med att ta emot nya medarbetare på ett sätt som ökar chanserna att de stannar kvar på jobbet.

För när man tittar på siffrorna slås man av att en misslyckad rekrytering kan komma att kosta upp till 500 000 kr, och eftersom 25 procent av alla nyanställningar slutar med uppsägning från endera sidan inom ett år, är det uppenbarligen klokt att investera på detta område.

Som tur är visar siffrorna även att risken för att den nyanställde slutar under första året minskar med 87 procent om man ser till att personen känner sig engagerad.

Första fasen i anställningsresan är preboarding. Denna börjar när kontraktet skrivs på och slutar första arbetsdagen. Den syftar till att minimera inkörningsperioden (time-to-performance), alltså den tid det tar för nya medarbetare att komma till en nivå där de klarar sina arbetsuppgifter och når sina KPI. 

Praktiskt sett kan preboarding innebära besök på arbetsplatsen, där den framtida medarbetaren får möjlighet att träffa sina nya kollegor på lunch eller i annat socialt sammanhang, eller få en guidad tur som gör att de kan skapa ett första intryck av sin framtida arbetsplats. 

Vissa företag går ett steg längre och skapar anpassade webbsidor som nyrekryterade kan besöka under preboarding-fasen (och även under den påföljande onboarding-fasen). För detta krävs det lite mer, men det är ett bra sätt att signalera en välkomnande attityd, och samtidigt etablera en verklig kontakt. Alternativt kan ni låta medarbetaren få åtkomst till ert intranät redan innan han eller hon börjar. Tänk dock igenom om det är lämpligt; kan sättet att uttrycka er förstås på rätt sätt av en utomstående; används många termer som kanske bara ni förstår? Det senare kan vara ett litet lackmustest: är er interna kommunikation samma som er externa? Och om inte, varför?

Kom ihåg att gränserna mellan internt och externt ofta är suddiga och i den digitala verklighet vi lever i är inget längre verkligen hemligt. Allt måste kunna skärskådas, så titta igenom er interna kommunikation och gör en bedömning av om den är uppdaterad. 

Tillbaka till preboardingen. Det kan också vara en god idé att utse en ”buddy” (eller kanske till och med två – en med fokus på det sociala och en med fokus på det arbetsmässiga) som innan första dagen kontaktar och välkomnar den framtida kollegan. Denne kan då också ställa frågor som kanske inte varit lätta att ställa under intervjuerna som gjorts. 

Ta preboarding på allvar 

Om ni vill säkerställa att den framtida medarbetaren är så väl förberedd som möjligt, fundera på att använda en digital lärandeprocess. Då kan ni skapa en miljö där nyanställda tas vid handen och får lära känna företaget bland annat med hjälp av spelifiering.  Du kan läsa mer om preboarding i denna e-bok. 

Läs mer om preboarding i den här e-boken. Här finns även en checklista med 12 punkter för en framgångsrik preboarding-process. Upptäck också hur Arbejdernes Landsbank i Danmark använder en digital utbildningsprocess för sin preboarding. 

Oavsett hur ni tar er an uppgiften, är preboardingen en länk i kedjan som ofta underskattas eller snarare förbises. Lite som att sätta sig i bilen till ett viktigt möte utan att kontrollera att det finns tillräckligt med bensin i bilen. Du kan klara det, men om något går fel finns det risk att du blir försenad och att priset för att inte ha åkt och tankat först kan bli högt. 

Preboarding – viktigt att komma ihåg: 

  • Arbetet med att få nyanställda ombord börjar innan de kommer in på sin första arbetsdag.
  • Se till att de ”mjuka” sakerna finns på plats. Utse en buddy eller två som kan guida framtida medarbetare och ge svar på frågor som de kanske inte velat fråga chefen under intervjun.
  • Preboardingen måste genomföras på ett strukturerat sätt. Fundera över om ett digitalt verktyg kan vara lämpligt för er.
Free e-book

Guide till Preboarding

En trygg start som sitter i länge

03 Onboarding

Onboarding - behandla era anställda väl

En dator, en blombukett och en chokladask. Den nya kollegan har fått sitt välkomnande. Handlar det nu bara om att sätta igång och arbeta? 

Svaret ska vara ett tydligt NEJ, men tyvärr ser det ut så på många företag. Faktum är att fyra procent av alla nyanställda slutar efter en katastrofal första dag. Och som vi tidigare nämnt säger 25 procent upp sig innan de hunnit jobba ett år. 

en_employee-journey_onboarding

Sättet att hantera detta är en strukturerad, engagerande onboarding som hjälper till att behålla personalen och göra dem mer effektiva. Och onboarding är lyckligtvis något som redan införts på många företag och organisationer. 

Men tyvärr ser vi ofta att onboardingprocessen blir alltför styrd. I många fall med en checklista där man kan bocka för att ett mail skickats, och att man informerat den nya kollegan om matsalens öppettider. 

Strukturerad onboarding handlar om att säkerställa att nyanställda känner sig välkomna och snabbt får en känsla av tillhörighet. Och att inse att man behöver både rätt kunskaper och faktiskt passa till att använda dessa kunskaper i sammanhanget för att prestera på ett nytt jobb. Detta kräver gedigen onboarding. 

Vissa av de initiala stegen tas i preboardingfasen, men i detta skede av anställningsresan handlar det om att få den nyanställde in i maskinrummet. 

Ha medarbetaren som utgångspunkt  

Dock börjar det inte i maskinrummet – eller på företaget över huvud taget – utan hos den anställde. Det handlar om vad den anställde kan bidra med till företaget och inte tvärt om. Det börjar med medarbetarens kompetenser, som måste omsättas så att de bidrar till företagskulturen och till att organisationens mål uppnås. Det samtalet måste tas, och ett bra sätt att förankra detta i konkreta termer är att presentera den nyanställde för en digital miljö som hon eller han kan gå tillbaka till. Här kan ni åskådliggöra företagets syfte, och nyanställda kan få förståelse för hur de faktiskt kan bidra till strävan mot företagets syfte. 

För att folk ska fungera måste vissa grundläggande saker vara på plats. De flesta känner till Maslows behovspyramid, som beskriver nivåer av olika behov som vi människor har. De grundläggande behoven finns i pyramidens bas, t.ex. mat och sömn. När de behoven är tillfredsställda kan vi börja röra oss uppåt i pyramiden. 

Kom ihåg hela pyramiden 

Samma principer gäller för onboarding. På Learningbank har vi delat upp pyramiden i tre nivåer, som vi (nedifrån och upp) kallar för Administration, Assimilering och Acceleration. 

Administrationssteget omfattar praktiska saker som kontrakt, arbetskläder/uniform, lösenord osv. Assimileringssteget handlar bland annat om att införliva den nyanställde i företagets kultur, genomföra efterlevnadsutbildning och tydliggöra ömsesidiga förväntningar. I pyramidens topp hittar vi så acceleration, där medarbetaren efter att ha fått grunderna på plats är redo att leverera på förväntad nivå. 

Problemet är ofta att många onboardingprocesser aldrig kommer förbi administrationssteget. Intentionerna kanske finns där, men vardagsrutinerna tar över och det görs ingen uppföljning på hur den nya medarbetaren trivs. Dagarna flyger förbi och plötsligt är medarbetaren antingen underpresterande eller på ett annat företag. 

Digitalt stöd ger röd tråd 

Ett effektivt sätt att få en röd tråd i onboardingprocessen är att digitalisera den. Digitala utbildningsmoduler kan paketeras för den enskilda personen och man kan styra när varje modul introduceras för medarbetaren, så att det passar varje specifik situation. 

En annan och inte oviktig fördel med en digital utbildningsplattform är att man gör lärandet tillgängligt för nyanställda när de, och inte ni, har tid och möjlighet.

Säkerställ att plattformen kan nås från olika typer av enheter så att utbildningen kan göras på tåget, på bussen eller i väntsalen hos tandläkaren.

Med en digital onboardingprocess blir det dessutom möjligt med spelifiering, vilket tar in tekniker från dator- och sällskapsspel. Detta ökar både motivation och inlevelse och har en signifikativ effekt på inlärningsresultaten. 

Onboarding – viktigt att komma ihåg:

  • Onboardingprocessen får inte nedprioriteras och heller inte styras för mycket. Det är avgörande att nya medarbetare landar på rätt sätt, så avsätt tid och resurser till att ta uppgiften på allvar.
  • Ha medarbetaren som utgångspunkt, inte företaget.
  • Kom ihåg hela pyramiden: administration, assimilering och acceleration.
Free e-book

Din guide till Onboarding

Tips för en fantastisk onboarding

04 Utveckling och tillväxt

Att utvecklas är nödvändigt

När filmskapare, komiker och serietecknare ska beskriva ett äktenskap, fokuserar de ofta på skillnaden mellan det nyförälskade, vackra paret, som i början av sin relation gör allt för att vara älskvärda, och den likgiltiga och lata attityden som inträffar efter att den första vilda förälskelsefasen är förbi. Och förr eller senare börjar någon eller båda i förhållandet att se sig om efter något bättre.

en_employee-journey_development_and_growth

Man kan på många sätt säga att företag står inför samma utmaning. Även med perfekt preboarding och onboarding finns det ingen garanti för att relationen mellan arbetsgivare och anställd kommer att bestå. 

Utmaningen ligger i att vardagen kan ha en uttråkande effekt. För många innebär brist på utveckling att de säger upp sig – i alla fall från den post de befinner sig på.

I en undersökning genomförd av LinkedIn Learning uppgav 94 procent av de tillfrågade att de är villiga att stanna på sitt jobb om arbetsgivaren investerar i deras karriärer.

Samma studie visar att största hindret för självutveckling är brist på tid för att lära sig nya saker.

Detta är en enorm utmaning. Den tekniska utvecklingen och den ökande rörligheten innebär både större behov för utbildning och bättre möjligheter för anställda att hitta nya jobb hos arbetsgivare över hela världen. Med andra ord: Om det ert företag erbjuder inte är bra nog eller inte uppfyller medarbetarnas förväntningar, är dessa bara några klick från alternativa arbetsplatser. 

Håll konstant fokus på utveckling 

Därför är det viktigt att ni som företag upprätthåller starka relationer och hyser respekt för den tid som följer efter smekmånaden. Likaså att ni tillsammans med medarbetarna lägger fram en karriärsplan, så att de kan se att det finns möjlighet till utveckling och att de också har möjlighet att framföra sina egna önskemål. Och sedan måste en plan utarbetas för hur kontinuerlig utbildning och utveckling ska få plats i en hektisk vardag på jobbet.

Det enklaste sättet för att skapa fokus på utbildning och utveckling är göra det till en stående punkt för mötena mellan anställda och deras närmaste chefer. Detta kan säkerställa att ämnet alltid har en plats på dagordningen. Men att tala om utbildning och utveckling har ingen påverkan om det inte finns tid att göra någonting åt det på grund av alla arbetsuppgifter. Därför är det viktigt att ni som företag verkligen tillhandahåller en lärmiljö och företagskultur som ger anställda tid för vidareutbildning. 

Det är just tiden – och i viss mån platsen – som är avgörande för om utbildningen kan göras på medarbetarnas villkor, något som också genererar de bästa utbildningsresultaten.

Enligt en undersökning genomförd av LinkedIn Learning, föredrar 68 procent av anställda att genomföra utbildning när de är på arbetet.

58 procent uppger att de föredrar att lära sig i sin egen takt, och 49 procent att de föredrar att genomföra utbildning först när de befinner sig i situationer där det är nödvändigt för att kunna genomföra en uppgift.

Allt talar för anpassade lösningar, som medarbetarna kan använda när de passar i deras vardag. Och det är något som är nästintill omöjligt att systematisera utan digitala hjälpmedel. 

Ta utbildning på allvar 

Under hektiska arbetsdagar är tid oftast den knappaste resursen. Och ärligt talat: om en uppgift inte ges tydlig prioritet av ledningen, tenderar den att försvinna ur fokus på bekostnad av andra saker. 

Se därför över hur mycket tid som ert företag avsätter för utbildning. Och då menar vi verkligen avsätter. Ska personalen tillbringa 15, 10 eller 1 procent av sin tid med utbildning och utveckling? Och var och när ska den tiden läggas? Ha respekt för utbildning. Ta det på allvar och systematisera den. Om det inte passar er verksamhet att ägna kvarts-, halv-, eller heldagar på utbildning, kan mikrokurser vara en bra lösning – förutsatt förstås att de implementeras på rätt sätt. 

Utveckling och tillväxt – viktigt att komma ihåg:

  • Kom ihåg att upprätthålla relationen även efter att de första övningarna fullgjorts. Bra onboarding är viktigt, men det är vardagen också. Så håll ångan uppe 
  • 94 % av respondenterna i en stor LinkedIn-undersökning påpekar att de gärna stannar på sitt jobb om företaget investerar i deras karriärer 
  • Säkerställ att vidareutbildning och lärprocesser genomförs på medarbetarnas villkor 
05 Reboarding

Nya situationer kräver nya insikter och nya ansträngningar

Den fjärde fasen i anställningsresan är reboarding – i vissa sammanhang även nyanserad som crossboarding. Det gäller situationer där anställda av någon anledning måste komma in i en arbetsroll, på en avdelning eller i ett arbetslag och där de vid första anblick anses kunna klara det utan vidare, men som faktiskt kräver en process som liknar onboarding. 

en_employee-journey_reboarding

Vi tänker oss en situation där en medarbetare på marknadsavdelningen kommer tillbaka till jobbet efter 10 månaders föräldraledighet. Hon kommer tillbaka till samma post, men under tiden har hennes avdelning slagits samman med en annan avdelning i samband med ett företagsköp, och hon har nu fått en ny chef. 

På många företag hälsas medarbetaren välkommen tillbaka med ett möte med den nya chefen, där de viktigaste förändringarna gås igenom. Och sedan är det bara en fråga om att komma igång. I verkligheten befinner sig medarbetaren i en helt ny situation, där förändringarna inte skett gradvis utan måste tas in på en och samma gång. Det kan tyckas vara en banal utmaning, men tänk om det var du som plötsligt stod inför en helt ny verklighet med nya arbetsflöden, och alla runtomkring fortsatte med sitt jobb utan att se efter om du kunde hänga med. 

Eller ett scenario där en skicklig IT-ingenjör visar upp exceptionell affärstalang och därför placeras i ett arbetslag där han ska agera teknisk expert på kundmöten. Jobbadressen är den samma, kontoret ligger bara lite längre ner i samma korridor och han kan fortfarande luncha tillsammans med de tidigare kollegorna. Med andra ord verkar skillnaden inte så stor. 

Men i själva verket har IT-ingenjören bytt jobb och allting är nytt. Han befinner sig i ett arbetslag där de talar ett annat språk och har andra KPI:er, och det är inte helt klart vilka förväntningar som chefen och kollegorna har på honom. 

Förändringar ställer höga krav på personer 

Exemplet från marknadsavdelningen handlar om reboarding, medan IT-ingenjörens fall är crossboarding. Gemensamt för de två är deras process måste tas på allvar och att organisationen behöver inse att förändring ställer höga krav på personer. 

Och det är här som jämförelsen kan göras med onboarding. Medarbetarna måste före förändringen få en mängd information, och de måste få guidning, utbildning och stöd inför vad som i själva verket är en nystart, för att kunna leverera vad som förväntas av dem. 

Till exempel kommer en medarbetare som antingen varit borta från företaget eller fått en ny position oftast att behöva utbildning som ser till att de har GDPR-kunskaper för sin nya funktion. Dessutom brukar det finnas kulturella och ganska grundläggande praktiska saker som IT-hantering och larmsystem att lära sig, samt behov av att känna sig trygga och bli sedda som del av gruppen. 

I de flesta fallen är det bäst att genomföra reboarding och crossboarding på ett strukturerat sätt som minimerar risken för att medarbetaren antingen får en onödigt lång uppstartsperiod eller helt enkelt tappar motivationen för att jobba för företaget. 

Kom därför ihåg att etablera en nära dialog i god tid innan medarbetaren kommer tillbaka till jobbet eller flyttar till en annan avdelning. Ge dem om möjligt en support-person i form av en kollega som kan svara på alla ”dumma” frågor och hjälpa till att få medarbetaren att känna sig trygg. 

Glöm inte bort att även förbereda teamet för den nya (gamla) kollegan. Tydliggör för alla parter vilka deras roller och funktioner är och vilka förväntningar som finns på både medarbetaren och arbetslaget för att samarbetet ska bli optimalt. 

Digitala lösningar ger många fördelar 

I teorin kan detta göras med en checklista. Men i verkligheten vet de flesta hur det slutar i dessa fall: det fungerar inte.

Överväg i stället digitala lösningar där processerna för reboarding och crossboarding är systematiserade. Här är t.ex. GDPR-utbildning en kursmodul som medarbetarna kan göra när det passar i deras planering. Kom också ihåg att ni eliminerar riskerna för att gamla versioner inom olika kunskapsområden finns kvar när ni har digital utbildning. Det är lätt att uppdatera digitalt innehåll centralt, och på så sätt ha full kontroll. Digitala utbildningssystem säkerställer också att ni enkelt och praktiskt skapar individualiserade utbildningsprocesser som anpassas efter enskilda medarbetares behov. 

Viktigt! Var uppmärksam på sjukdomssymptom. I reboarding– och crossboardingprocesserna ingår risker för att saker går fel. Om en erfaren och uppskattad medarbetare kommer tillbaka från föräldraledighet och känner att arbetsplatsen hon kommer till är helt annan än den hon lämnade blir hon ofta lockad att söka sig till ett nytt jobb. På samma sätt kan den superskicklige IT-ingenjören känna sig vilse om det professionella nätverket är borta och de nya kollegorna varken helt förstår eller uppskattar vem han är och vad han är kapabel till. Den medarbetaren kommer inte att stanna särskilt länge. 

Det är för det mesta viktigt att ha en välgenomtänkt reboarding och crossboarding för att hantera stress och kulturella utmaningar på arbetsplatsen. Hela den mentala aspekten är extremt viktig; vi tillbringar en sådan stor del av vår vakna tid på arbetet att det helt enkelt behöver vara spännande, utvecklande och socialt givande att gå dit varje dag. Att fungera bra på jobbet är mycket mer än bara vara yrkesskicklig. Om de andra bitarna är i obalans är risken överhängande för missnöje. Och en missnöjd medarbetare blir först ett problem för HR och sedan för företagets siffror. 

Reboarding – viktigt att komma ihåg:

  • Ha respekt för att anställda som kommer tillbaka från föräldraledighet eller sjukskrivning, eller som får en ny funktion på företaget kan behöva en ”nystart”
  • Respektera att medarbetaren kan behöva information om både nya koder till porten och larmet och till det sociala sammanhanget 
  • Förbered teamet för den nya medlemmen som kommer och säkerställ att förväntningarna stämmer överens 
06 Offboarding

Offboarding – tråkiga avsked och lyckliga farväl

Ingen stannar på arbetet för alltid. Antingen kommer dagen då pensionen inte kan skjutas upp längre, eller då endera parten sätter stopp. Kanske behöver medarbetaren ny stimulans, eller kanske anser arbetsgivaren att företaget behöver nytt blod. 

Vare sig avslutet görs i god anda eller inte, är det grundläggande att ni som företag har en plan för hur ni säger farväl till en anställd. 

en_employee-journey_offboarding

Var reko vid uppsägningar 
Vi ska först titta på uppsägningar. Det kan finnas många legitima skäl för att behöva säga farväl till en medarbetare, men det är inte många som tycker att det är angenämt att göra det. Det ställer en rad krav på arbetsgivaren – både av moraliska och strategiska skäl. 

Först och främst ska människor behandlas med respekt. Vare sig man blir uppsagd av ekonomiska skäl, samarbetssvårigheter, underprestation eller något annat, är arbetsgivaren den ”starkare” parten. 

Och det ansvaret ska tas på allvar. När det gäller plötsliga uppsägningar eller omedelbara avsked är det av stor vikt att det finns en utarbetad beredskapsplan. Det måste finnas en plan för vem som ska framföra uppsägningen, liksom för var och när det ska göras. Det ska finnas rutiner för hur utrustning ska återlämnas, t.ex. dator och specialutrustning. Håll i minnet att den anställde i alla händelser är sårbar, så se bl.a. till att personen inte går ifrån uppsägningsmötet upprörd och sedan måste gå igenom ett fullsatt kontorslandskap för att komma ut från arbetsplatsen. En enkel men viktig detalj. 

Se också till att det finns tydliga rutiner för hur åtkomst till olika IT-system, e-postkonton osv direkt kan tas bort.  

Om den anställde inte blir avskedad på grund av exempelvis kriminella handlingar, utan ”bara” misslyckats med att hålla uppe arbetstakten eller blivit offer för tomma orderblock, bör han eller hon få tillfälle att säga farväl till de som ska bli före detta kollegor. Kanske inte samma dag som uppsägningen men vid ett besök på företaget efter en tid. Du kanske undrar vad det skulle bringa företaget, och vi kommer tillbaka till det. 

Gör gamla anställda till nya ambassadörer 

I mångt och mycket påminner en arbetsplats om en fotbollsklubb. Alla vill att spelarna presterar på högsta nivå, men om det går alltför bra blir de attraktiva på transfermarknaden. 

Företag får sällan gigantiska transfersummor när en nyckelspelare går till ett annat jobb. Däremot kan man få något annat – en potentiell kund, en ambassadör eller nya kunskaper. 

Om ni lyckas komma till ett bra avslut, kommer ni att få någon som känner er och ert företag och som sannolikt är intresserad av att bygga upp en affärsrelation om detta är relevant för det nya jobbet. 

Angående arbetsgivarreklam är det centralt att få så många ambassadörer som möjligt. I kampen om talang är det många gånger som företag väljs eller väljs bort utifrån mjuka parametrar som t.ex. arbetsmiljö och kultur. Och här kan det stå en dyrt att få rykte som en otrivsam arbetsplats. Det är också därför som det kan vara en god idé att hålla dörren öppen för anställda som ni faktiskt avskedat. Genom att vara tillmötesgående och välkomnande ökar man chansen för att de faktiskt agerar som ambassadörer, i stället för bittra personer som berättar historier om hur dåligt ert företag är. 

Om en skicklig medarbetare börjar jobba någon annanstans bör följande punkter has i åtanke:

  • Kommunicera att kollegan ska sluta 

Se till att de närmaste medarbetarna och även kunderna informeras om att personen ska sluta. Det minimerar risken för rykten och det signalerar till kunderna att ni har situationen under kontroll. 

  • Systematisera kunskapsöverföringen 

Säkerställ att maximalt med kunskap förblir inom företaget, även om en anställd skulle sluta. Dokumentera så mycket som möjligt. 

  • Ha kontroll över tekniska system

     

Som vi tidigare nämnt måste åtkomst till IT-system blockeras och kontoret rensas. Engagera IT-säkerhetsavdelningen men var noga med att inte bli alltför ”nitisk” – låt medarbetaren få ta sina personliga saker från sin arbetsstation, men så klart med respekt för företagets information. 

  • Tacka medarbetaren 

Var noga med att tacka medarbetare som har varit till glädje för företaget. Och gör det offentligt. Det bidrar till en bra kultur om man kan lämna företaget och ändå få en bukett rosor, och det signalerar till den övriga personalen att bra medarbetare uppskattas. 

  • Genomför exit-intervjuer 

Fråga medarbetarna varför de slutar. Fråga vad som skulle fått dem att stanna, och vad de får på den nya arbetsplatsen som de skulle ha uppskattat hos er. Exit-intervjuer ger mycket information om ert företag som ni kan använda både vid rekrytering och för att behålla personal. Vid behov, vänta tills att personen varit hos sin nya arbetsgivare några månader, men bestäm mötet när de slutar hos er. 

 

Offboarding – viktigt att komma ihåg:

  • Oavsett orsaken till varför en medarbetare slutar, kom ihåg att detta är en framtida ambassadör för företaget. Alla vinner på ett respektfullt och reko avslut 
  • Var förberedd till tänderna. Se till att IT-åtkomst upphör så datasäkerheten upprätthålls 
  • Se personen i ögonen och undersök varför hon lämnar företaget. Exit-intervjuer kan ge ovärderliga kunskaper och insikter om ert företag. 
Sammanfattning

Goda förberedelser leder till lyckligare resa

Att rekrytera och leda personal är ingen lätt uppgift. Människor är olika och olika situationer kräver olika initiativ. Men som arbetsgivare ligger det i alla händelser både på ditt ansvar och i ditt intresse att behandla rätt människor på rätt sätt i rätt situationer. 

employee-journey_wheel

Att anställningsresan blivit ett koncept att ta hänsyn till beror på att kompetenta och talangfulla medarbetare kanske är den svåraste varan att få tag på för många företag.

Skarpa hjärnor och mjuka förmågor är motorerna som får hjulen att snurra. En strategi för strukturerad anställningsresa ger företag ett verktyg för att se till att rätt personer ges bästa förutsättningar att leverera. Och de största incitamenten för att stanna kvar på sina jobb – människor stannar i anställningar allt kortare perioder, och 43 % av de i millenniegenerationen förväntas byta jobb vartannat år. Med andra ord finns det goda skäl att optimera anställningsresan och öka sannolikheten för att passagerarna stannar kvar lite längre på tåget. 

Största risken för misslyckande är att tillåta vardagen och fokuseringen på det operativa, som alltid har tendens att ta över, avleda uppmärksamheten från uppgifterna med preboarding och onboarding av nya medarbetare. Från att tillse individers personliga och professionella utveckling, att omskola medarbetare till nya funktioner och återintegrera dem efter föräldraledighet, tjänstledighet och liknande, och slutligen att säkerställa bästa möjliga avslut för de som lämnar företaget. 

Därför ska ni ta anställningsresan på allvar och överväga om ni bör investera i programvara som kan hjälpa till att få en mer strömlinjeformad och effektiv process. 

Hur som helst hoppas vi att ni och era anställda – både nuvarande och framtida – får de bästa möjligheterna att påverka varandra till det bättre. Till glädje för företagets kultur och siffror. 

Vi önskar er en lycklig resa! 

Wave
E-bok

Download e-bok